ビジネス文書について
ビジネスではいろんな企業や業務が複雑に絡み合うことによって、「ビジネス社会」を形成しています。ビジネス文書はそういった社会で頻繁に良く使われ、会社内外との連絡の手段として当然のように、使われています。このビジネス文書は学生時代のレポートや感想文、友人との手紙やメールとの書き方とは、きっちりと区別し、しっかりとしたビジネス文書を書けるようにしなければなりません。
この、ビジネス文書の書き方がキチントしていれば、報告書やメールなどで部下の書いた文書でも、しっかりと理解することができるので、結果的に業務遂行時の効率化が期待できます。文書作成はどの会社でも一度や二度は行う物です。例えば「業務日報」や「稟議書(会議を開催する手数を省くための書類)」、「メモ」などが挙げられます。会社によって、書き方のルールは違ってくるでしょうが、これらも全て「ビジネス文書」として扱えるのです。
ビジネス文書の書き方で求められるのは、正確さ、分かりやすさ、礼儀正しさの３つでこれさえ兼ね備えられていれば、３行でも問題はありません(文字数制限が無ければ)。文書だからこそ、電話の最中や他の事を考えながら書く場合には、完璧に行えないことを忘れないようにしましょう。
ビジネス文書の書き方
あなたが、部下にビジネス文書の書き方を教えるには、その方法をしっかり把握していなければなりません。普段、何気なく書いていても、いざ言葉にしようと思ったら中々上手く表現できないこともあるでしょう。そこで、もう一度、考えていきませんか？問題なく、教えることができる方は飛ばしてもいいでしょうが、ビジネス文書の書き方を教えることになっている方なら、見ていったほうがいいと思います。
文章の書き方で大切なことは上記にもある、正確さ、分かりやすさ、礼儀正しさの３つです。しかし、場合によっては書き手の立場を明確にしないといけない場合があります。上司への報告書の場合、自分が部下であるという視点で書く必要がありますし、部下に作業内容をメールする際も、自分は上司だという立場を確認することが必要になると思います。基本的に、このことが欠けると、文書の書き方が下手だと感じることが多いようです。
後は、読み手の理解に沿った書き方で無ければいけませんが、これは「６W２H」、または「５W２H」で書いていくことで解決できます。すなわち、「when(いつ)、where(どこで)、who(だれが)、whom(だれに)、what(なにを)、why(なぜ)、how(どのように)、how much(いくらで)」という感じで書くと分かりやすいのです。これを意識しながら書いていけば、情報の漏れが無くなり、分かりやすい文章になるはずです。「５W２H」の場合には「who(だれが)」、「whom(だれに)」どちらかが無いとされています。
また、手紙ならば「拝啓、貴社ますます〜」と言う言い回しがありますね。こういった広く認知されている様々な種類のビジネス文書の書き方の形式の扱いにもなれるようにしておきましょう。こういった定型句や慣用句的な言い回し表現を守って相手に安心感を与えるのが有効でしょう。ただし、慣用句やことわざなどを使う際には、その意味について注意しましょう。最近、間違った意味を覚えている方が多いようですから。
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